Blog Embraoffice

Documentos digitais: como os negócios podem extrair o melhor dessas soluções?

Os documentos digitais fazem parte da gama de inovações tecnológicas que vimos surgindo nos últimos anos com o objetivo de oferecer soluções práticas e otimizadas para dentro do mercado de trabalho.

O surgimento da automação, juntamente com a adoção de documentos digitais, revolucionaram o modo de operação das empresas. Isso porque, ao desfazer a necessidade de realizar tarefas manuais repetitivas, a automação não só maximiza a eficiência, como também reduz o risco de erros. 

Dessa forma, os colaboradores das empresas podem se concentrar em atividades mais estratégicas, o que impulsiona a inovação e a produtividade. E, agregando os documentos digitais neste processo, é possível facilitar o  fluxo de trabalho e garantir que as informações cruciais estejam sempre disponíveis e atualizadas. 

Quer saber mais sobre documentos digitais e como eles influenciam na organização e planejamento das instituições? Você pode conferir aqui neste artigo. Boa leitura!

O que são documentos digitais?

Documentos digitais, diferente das documentações físicas, referem-se a arquivos eletrônicos que são criados, editados, compartilhados e armazenados de maneira digital, e podem ser acessados por meio de dispositivos eletrônicos como celulares e computadores.

Para as empresas, eles surgiram como um facilitador e otimizador de processos, uma vez que a automação reduz o tempo gasto em atividades manuais de impressão, organização e arquivamento de papeladas.

Esses documentos ficam armazenados em servidores ou na nuvem e podem ser protegidos por mecanismos de segurança, como criptografia e assinaturas digitais, facilitando o acesso remoto e instantâneo das informações, o que contribui para a produtividade e agilidade do ambiente de trabalho.

Na prática, os documentos digitais geram uma série de benefícios para as empresas, impactando diretamente na organização, sustentabilidade e segurança dos dados. Veja a seguir:

  • Agilidade e eficiência. Os documentos digitais possibilitam que as empresas otimizem seus processos internos, uma vez que eles podem ser instantaneamente acessados de qualquer lugar por meio de dispositivos conectados à internet. Isso não só facilita a otimização dos fluxos de trabalho, como também a  tomada de decisões e a colaboração entre equipes;
  • Redução de custos e tempo. Utilizando a digitalização dos documentos ao invés de papeladas, as instituições economizam em materiais como papel, impressoras, tinta e armazenamento físico de documentos. Além disso, uma consequência que deriva da automação desse processo também é a redução de tempo que seria gasto com processos manuais;
  • Melhoria na organização e a acessibilidade. Com a utilização de ferramentas de busca e sistemas de gerenciamento de arquivos, os documentos digitais podem ser facilmente organizados e recuperados. As empresas podem investir em sistemas para categorizar, indexar e buscar informações de forma rápida, assim eliminando a necessidade de documentos físicos que são difíceis de gerenciar;
  • Segurança e conformidade. A automatização permite o uso de tecnologias de segurança avançada, o que garante que apenas pessoas autorizadas possam ter acesso aos documentos sensíveis. Além disso, é muito mais fácil cumprir os requisitos de conformidade regulatória, com rastreabilidade de documentos e proteção de dados pessoais, ajudando a evitar multas e penalidades.

Documentos digitais: como os negócios podem extrair o melhor dessas soluções? 

Para que as empresas extraiam o máximo das soluções dispostas pelos documentos digitais, elas devem adotar algumas abordagens estratégicas que abrangem desde a escolha das ferramentas corretas, até a implementação de práticas de gestão eficientes.

Para começar este processo, é preciso integrar um sistema de gestão de documentos para automatizar as tarefas de geração, organização e compartilhamento dos documentos. Dessa forma, as chances de erros relacionados aos processos manuais são eliminadas e a eficiência das operações é maximizada.

Fazer o uso de soluções de armazenamento em nuvem também é uma estratégia eficaz, pois isso faz com que seja permitido o acesso remoto aos documentos, sendo essencial para equipes que trabalham de maneira híbrida ou remota. Além disso, a nuvem oferece escalabilidade, permitindo a expansão de armazenamento de acordo com a necessidade sem ter que investir em infraestrutura física.

Busque implementar tecnologias de segurança, como criptografias, controle de acesso, backups automáticos e autenticação de múltiplos fatores. Com isso, é possível garantir que esses documentos estejam protegidos contra acessos não autorizados.

Uma característica interessante dos documentos digitais é a possibilidade de integrar outras ferramentas de gestão empresarial, como sistemas de ERP – Enterprise Resource Planning – e CRM – Customer Relationship Management – permitindo um fluxo de informações unificado em tempo real, podendo otimizar o processo de vendas, compras, controle de estoque, entre outros.

Por fim, para que você possa extrair o melhor da utilização de documentos digitais, é fundamental que seus colaboradores sejam treinados para saberem utilizar essas ferramentas de forma eficaz. 

Seguindo essas práticas, sua empresa pode maximizar a eficiência operacional, assegurar a segurança das informações e otimizar a produtividade, obtendo como resultado, uma grande vantagem competitiva no ambiente digital.

Gostou desse conteúdo? No blog da Embraoffice você encontra mais artigos como esse. Entre em nosso site e confira!

Leia também